Por Lic. Guillermo Vargas Siles, especialista en finanzas y administración
socio director Vargas Vargas & Asoc
El Organismo Mundial de Turismo predice que el segundo semestre del 2021 se comience a regularizar las actividades turísticas, por lo que toda organización relacionada con turismo debe preparar un plan de transición entre el estado de hibernación que se ha mantenido hasta ahora a una actividad un poco más parecida a la realidad antes de la pandemia.
Entonces la pregunta que nos debemos hacer es ¿como nos preparamos para vivir este proceso de transición sin que perdamos oportunidad de negocios y mantener un equilibrio financiero con respecto al nivel de actividad de cada negocio?
Esto nos debe invitar a realizar en primer lugar un plan de acción para cada momento que se va a vivir en los próximos 2 años, considerando una etapa donde el mercado meta será mayoritariamente el mercado nacional, por lo que, los productos turísticos se deben ajustar al mismo, una segunda etapa donde el mercado será mixto, pero un mercado de extranjeros disminuido y una tercera etapa que se espera sea después del segundo semestre del 2021, donde los turistas extranjeros retomen las visitas a nuestro país y probablemente representen la mayoría de la fuente productora de ingresos.
Lo que implica hacer ajustes en áreas como mercadeo, finanzas, recursos humanos y operaciones.
En primer lugar, el mercadeo y los esfuerzos de ventas deben contemplar los diversos canales de comercialización, la capacidad de pago de cada sector, intereses de estos y expectativas. Al ser los recursos limitados el presupuesto de mercadeo debe tener claros objetivos, los descuentos, regalías, y valores agregados deben focalizarse a los gustos y preferencias de cada mercado.
En el área financiera se deben preparar los planes de acción y presupuestos en función de diversos aspectos como lo son:
Tarifas ajustadas a los diversos mercados, en la hotelería por ejemplo se deben ajustar los equipos de trabajo, compras y recursos a los niveles de ocupación de cada época, se deben ajustar los políticas de cobro, se debe mantener una nómina base y que sea multifuncional la cual debe tener la capacidad de entrenar a los nuevos colaboradores que se contraten conforme vayan mejorando los niveles de venta, el capital de trabajo debe contemplar las alzas y bajas en las ventas por lo que es prudente contar con líneas de financiamiento abiertas.
Para estos primeros meses, los subsidios gubernamentales se deben utilizar principalmente para mantener el adecuado funcionamiento de los equipos e instalaciones, así como a los colaboradores claves para la continuidad del negocio.
La apertura de mercados internacionales planteara nuevos desafíos financieros y es que aquí se tendrá una mezcla de mercados donde algunos demandantes de servicios tendrán una mayor capacidad de pago, lo que entra a jugar un adecuado revenue management para maximizar las ganancias por cliente y sin lugar a duda una adecuada valorización de la propuesta de valor de cada oferente hotelero.
En esta fase se debe monitorear los crecimientos y eventuales picos de demanda, lo que puede provocar que por la baja en el personal no se tenga un buen tiempo de respuesta y que esto afecte el cumplimiento de las expectativas de los clientes, en este caso se pueden valorar contrataciones por plazos definidos con el fin de poder cubrir las vacantes, además se puede hacer planes de capacitación para que algunos colaboradores puedan cumplir varias funciones. Otro aspecto para valorar es si la tecnología puede mejorar los procesos, lo que implica mejoras en el tiempo de respuesta como lo son captura de ventas, de cobro, de facturación, control de inventarios, además estos sistemas nos pueden proporcionar información en tiempo real que nos ayude en la planificación y preparación de los servicios o productos.
Además, a pesar de que el gobierno flexibilice las normas es prudente crear un comité dentro de la organización que esté al pendiente de todos los cambios que se vayan produciendo efecto del covid-19. Este comité debe estar al pendiente de la evolución económica, modificaciones legales, oportunidades de financiamiento, seguimiento de los indicadores del negocio, considerando que la máxima en las circunstancias actuales es la toma de decisiones aceleradas, pero debidamente informadas.
La firma, Vargas y Vargas, se encuentra acompañando a varios proyectos hoteleros en este momento y la experiencia ha sido bastante satisfactoria al crear un esquema de trabajo que permite visualizar al menos un mediano plazo de acciones.
Otro aspecto para validar es que nuestros proveedores nos sigan brindando los servicios y productos, esto con el fin de asegurar la experiencia del cliente. Ejemplo de esto podría ser un desabastecimiento en productos importados que provoquen que un restaurante tenga que replantear sus recetas.
El monitoreo y el seguimiento de los flujos de caja deberán hacerse con una mayor frecuencia garantizando los puntos vitales para la organización y asegurando que las salidas de dinero tengan una relación con las entradas de dinero. Los flujos de caja tendrán que tomar en cuenta los posibles atrasos de pago de parte de los clientes. Se debe tener un claro calendario de los pagos fijos y se deben contemplar los posibles arreglos de pagos que se hayan establecido con proveedores o instituciones.
