• La documentación en papel impacta de manera negativa la productividad y causa daños en el ambiente.
• Sistema brinda la seguridad con la que debe ser tratado el archivo de una empresa.

En pleno siglo XXI, en el que se piensa que muchas empresas ya son parte de la transformación digital porque tomaron acción sobre los grandes cambios que se han presentado en el mundo, existe una cantidad importante de negocios que no terminan de dar ese salto, y siguen haciendo sus procesos de forma rudimentaria.

Si bien dentro de la estrategia de digitalización existen muchos puntos operativos que se deben intervenir, uno que cobra mayor importancia por los grandes impactos que tiene sobre las empresas, es la forma en que éstas continúan manejando la documentación, la cual aún es en papel.

Aquellas corporaciones que todavía siguen administrando la información de esta forma experimentan inconvenientes en temas de productividad, seguridad de la información, y a esto se suma el daño ambiental por el alto uso de papel.   

Una de las soluciones disponibles en el mercado para iniciar el proceso de transformación digital y dar una resolución efectiva a las necesidades empresariales es el software e-Force Files, un sistema creado por la empresa costarricense CMA, que permite administrar documentos de forma electrónica basado en la Nube 4.0.

 “e-Force Files es un programa que le sirve a todo aquel que administre documentos, es una solución que se adquiere no por el giro del negocio, sino por lo que hace cada departamento”, explicó Luis Martínez, Gerente de Desarrollo de CMA.

En términos de seguridad, e-Force Files está programada con todos los puntos necesarios para resguardar la información, uno de los activos más importantes actualmente.

Con esta herramienta los documentos no pierden el carácter de confidencialidad, ya que, por ser un archivo digital, se pueden encriptar, y para mayor protección se suma la característica de que está rodeada de un aura muy fuerte de seguridad propio de la Nube 4.0.

Este software además fomenta y permite la colaboración fácil y rápida, ya que si el personal necesita firmar, buscar o usar un documento de trabajo pueden accederlo desde e-Force Files y no verse limitados porque no están en el edificio donde se almacenan los archivos.

“Los documentos que se ingresan al sistema se guardan como archivos electrónicos en un repositorio digital que protege la integridad, sea éste confidencial o no, que permita consultar el documento desde cualquier lugar y además reduzca de manera importante el desperdicio de papel”, agregó el Gerente de Desarrollo.

Como parte del desarrollo de este software, el equipo de informáticos incluyó también funciones que permiten dar un mejor seguimiento a la información archivada.

En específico, el sistema es capaz de brindar alertas basadas en la información del documento para mejorar los procesos, y además incluye un puntero lógico de geolocalización, el cuál le permite a la persona ubicar en cuál armario, oficina y folio está el archivo físico.